ERKENNEN. ZUORDNEN. VERARBEITEN.
Dateieingänge zuverlässig in eXdms übernehmen.
HotFolder und Hintergrundverarbeitung reduzieren manuelle Ablageschritte und machen Verarbeitungsschritte nachvollziehbar.
KI-generierte Illustration
Von der Datei zum DMS-Dokument
Überwachen
Konfigurierte Eingangsverzeichnisse und Unterordner werden auf neue Dateien geprüft.
Zuordnen
Benutzer-Scanordner, HotFolder-Pfade oder ein Standardziel führen zum passenden DMS-Thema.
Importieren
Dokumente werden übernommen, bei Bedarf konvertiert und nach erfolgreicher Verarbeitung aus dem Eingang entfernt.
Kontrollierte Verarbeitung
- Optionale automatische PDF-Konvertierung für geeignete Office-Dateien
- Neue Dokumentversion bei identischem Dateinamen
- Protokollierung von Dienst- und Importereignissen
- Persistente Warteschlange mit Reservierungs- und Wiederholungsparametern
- Technische Selbsttests und Heartbeat für die Betriebsprüfung
Typischer Ablauf
Datei ablegen → Eingang erkennen → Zielthema bestimmen → importieren oder konvertieren → versionieren → Ergebnis protokollieren.
Worauf es im Betrieb ankommt
Dienstkonto, Pfadberechtigungen, Dateisperren, Zielthemen, Konvertierung und Wiederanlauf müssen passend zur Umgebung eingerichtet und dokumentiert werden. Konkrete Betriebsdetails gehören in den geschützten Administrationsbereich.
eXdms - Dokumenten Management System 